« Tu n’es pas au courant ? On déménage ! — Quoi ? Dis-moi pas que c’est pas vrai ! », voilà des échanges dignes de la série H dont nous pouvons être témoin dans notre quotidien de travail.
Et il n’en faut pas plus pour provoquer une crise interne dont l’entreprise se serait bien passée.
Selon une étude de l’IFOP, le déménagement est la 3e cause de stress après le deuil et le licenciement.
Afin d’éviter ces réactions négatives, les dirigeants doivent anticiper et accompagner le déménagement avec une communication stratégique et humaine. Beaucoup d’entreprises négligent la communication interne en amont du projet. Cependant, il est nécessaire de prendre le temps d’expliciter le pourquoi du déménagement, les changements à venir et les choses immuables. Les déménagements représentent des facteurs de risques à prendre en considération pour éviter d’être confronté à la rumeur, la démotivation, l’absentéisme ou bien encore le départ de certains collaborateurs. Sans compter que si les partenaires sociaux ne sont pas associés à la réflexion, les freins au projet peuvent se démultiplier.
État des lieux — quelle place pour les collaborateurs ?
Dans ce genre de situation, la question de la communication interne se positionne généralement dans l’information dite descendante. On informe les collaborateurs sur les préparations, la nature du projet, les aspects financiers liés à la vente ou la location, les branchements informatiques sans oublier comment faire les cartons… Cette communication est certes importante, mais elle ne doit pas se limiter à cela.
Di Fonzo et Bordia (1998) ont souligné la nécessité, pour la direction d’une entreprise, de diminuer l’incertitude entourant le transfert en annonçant, le plus tôt possible, le déménagement et ses modalités de mise en œuvre à l’ensemble du personnel concerné. Or, une annonce anticipée peut priver les décideurs de toute marge de manœuvre.
Ils prennent ainsi le risque, en cas de modification des choix initiaux, de provoquer des réactions négatives particulièrement fortes de la part des salariés concernés. Ils risquent également de susciter la méfiance des salariés à l’égard de leur communication future, non seulement dans le cadre du déménagement en cours, mais également lors de la mise en œuvre des changements organisationnels ultérieurs.
En effet, déménager interroge sur la place et l’engagement du collaborateur dans ces nouveaux espaces, car il bouscule ses habitudes bien ancrées. Si ces principes de base ne sont pas pris en compte, cela peut aboutir à une gestion de crise pouvant perdurer bien après l’emménagement.
Jusqu’où associer les collaborateurs dans la démarche ?
Le déménagement et le choix des nouveaux locaux appartiennent généralement à la direction générale de l’entreprise. Néanmoins, il existe de nombreuses façons de faire en fonction des motivations du déménagement.
Il n’y a pas de recette miracle. Chaque déménagement est nouveau et s’apparente comme souvent à un changement de vie. Aussi, chaque structure a sa propre histoire, son propre fonctionnement et devra faire face à ses propres contraintes.
Une stratégie de communication interne en amont vous permettra d’anticiper les crises possibles et diminuera les inquiétudes internes dont les DRH se retrouvent souvent au centre du dit problème.
Les outils ne manquent pas pour communiquer, encore faut-il adapter le discours. Pour éviter les rumeurs ou les fantasmes, la communication interne se doit d’être factuelle. Les ressources humaines doivent être attentives aux signaux verbaux et non verbaux des collaborateurs. La communication doit avoir pour objectif de mettre un terme aux rumeurs qui peuvent devenir insupportables pour certains collaborateurs et aboutir à une augmentation du stress des salariés, pouvant, pour certains, basculer dans le burn-out, ou la dépression sévère.
Il est important que la direction des ressources humaines s’interroge sur la réceptivité de l’ensemble du personnel. Le message a-t-il été entendu par tous ? Est-il clair ? Est-ce que les managers sont des relais efficaces sur l’implantation ? Ont-ils les réponses à leurs questions… ? Doit-on se faire aider par un cabinet extérieur pour accompagner ce changement ?
Le COVID et le Déménagement
La localisation des bureaux est un facteur essentiel dans le choix de rejoindre ou de rester dans une entreprise d’après une étude de l’IFOP réalisée en 2020 pré et post-confinement :
- 59 % des moins de 35 ans seraient prêts à accepter une baisse de salaire de 5 % en contrepartie de bureaux plus accessibles (moins de 20 minutes de chez eux).
- La durée du trajet est devenue le critère n° 1 passant de 56 % en 2020 à 60 %, en 2021 devant le contenu des missions (de 51 à 50 %) et le salaire proposé (de 49 à 44 %).
- 46 % des 30-35 ans et des 35-40 ans considèrent que les bureaux ont été un critère important dans le choix de rejoindre une entreprise, et le chiffre monte à 53 % pour les 25-30 ans.
Déménager est l’affaire de tous.
Il existe de nombreuses pistes de communication, ci-dessous des exemples à titre informatif de communication participative et engageante. Elles permettent d’apporter un premier niveau de réponses et être une première étape pour fédérer votre richesse humaine.
Le vote démocratique
Vous avez la possibilité de faire voter vos salariés pour choisir un projet immobilier. Cela a été le cas pour Nouvelles Frontières qui l’avait fait sur trois propositions de sites. Fait exceptionnel, nous pouvons le concevoir, mais cette stratégie était logique puisque 70 % des effectifs avaient moins de 3 ans d’ancienneté. Il était donc hors de question de perdre des collaborateurs dans les cartons.
Du CSE aux groupes de travail
Le déménagement impacte les conditions de travail des collaborateurs, elle touche aux habitudes, au temps de transport, à la réorganisation de certains services. Un dialogue social sain et factuel facilitera la mise en place du projet. Il permettra de lister les inquiétudes et d’en tenir compte via une écoute active et participative pour établir un état des lieux partagé.
Des commissions ou des groupes de travail peuvent être créés entre membres élus, partenaires sociaux, collaborateurs et manager. Un moment unique pour réunir et impliquer les salariés dans leurs futurs bureaux en y abordant différentes thématiques (Open-space, Flex office, aménagement, Productivité, Qualité de vie au travail…).
Le déménagement peut aboutir à des plans sociaux si plus de 10 collaborateurs ne souhaitent pas déménager. Au contraire cela peut également être le moment de proposer des contreparties et de revoir le contrat social de l’entreprise, notamment avec l’indemnisation de kilomètres supplémentaires, des heures de garde des enfants en plus, l’extension de carte de transport, des primes de déménagement ou revoir les accords de télétravail…
Du feedback pour des idées
Restez ouvert à toutes propositions, et donnez la possibilité à vos collaborateurs de s’exprimer sur le sujet. Ce vieux concept de boite à idées est aujourd’hui facile à mettre en place avec les espaces intranet. D’un simple clic, il nous est possible d’effectuer des sondages internes sur des thématiques liées à l’espace de travail, le lieu géographique ou l’ameublement. Questions ouvertes/Questions fermées, le mixte des deux est souhaitable.
De la stratégie dans vos contenus
Réfléchissez à une stratégie de contenus en croisant les canaux de communication via votre newsletter, votre magazine, votre intranet, vos espaces d’affichages, vos applications… Combiner et mixer vos canaux pour communiquer de manière régulière et progressive sur la réalisation du projet, afin de toucher le maximum de salariés. Travaillez votre ligne éditoriale pour proposer des contenus interactifs et impliquants. Faite des visites physiques ou virtuelles pour aider les collaborateurs à se projeter dans ce nouveau chez eux. Recueillez des témoignages par service à travers des souhaits de collaborateurs, faites une expo photos du chantier, utilisez les sondages pour mesurer votre feedback. En une phrase, faites vivre votre communication dans le temps.
En conclusion
Il existe mille et une façons de communiquer auprès des salariés, mais avant de penser boîte à outil, pensez stratégie. Préparez vos éléments de langage en concertation avec l’ensemble de vos collaborateurs. Profitez de ce projet pour créer des opportunités d’engagement et fidéliser vos équipes. Ne restez pas caché derrière des chiffres d’une vente immobilière, mettez l’humain-locataire au centre de votre décision pour qu’il s’approprie son lieu de vie et que ce lieu contribue à votre performance sociale.
Le saviez-vous ?
Forhuman travaille sur la performance sociale des entreprises, à ce titre, ses équipes d’expert-praticiens vous accompagnent dans vos projets de déménagement ou de gestion de crise.
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